Le service des archives du Centre Hospitalier de Clermont de l’Oise assure la gestion, la conservation et la mise à disposition des archives médicales et administratives de l’établissement.
Composé de trois professionnels – un responsable de service et deux assistants administratifs formés en interne au métier d’archiviste –, le service intervient quotidiennement pour garantir la disponibilité, la traçabilité et la bonne conservation des documents, dans le respect de la réglementation en vigueur.
Des missions essentielles
L’équipe assure notamment :
- la collecte, le classement et la conservation des dossiers patients et des archives administratives ;
- la recherche et la mise à disposition des dossiers demandés par les différents services de l’établissement ;
- le rangement et le suivi des dossiers à l’aide d’une base de données ;
- la numérisation des documents ;
- le tri des archives et l’organisation de leur élimination lorsqu’elle est autorisée ;
- le versement de certaines archives aux Archives départementales, conformément à la réglementation ;
- l’organisation et l’optimisation des espaces de stockage.
Service transversal, les archives travaillent en lien étroit avec de nombreux professionnels du CHC : secrétariats médicaux, DIM, informatique, logistique, économat et services techniques. L’équipe collabore également avec des partenaires extérieurs, notamment les Archives départementales et des prestataires spécialisés dans la conservation, l’élimination et le recyclage des documents.
Une gestion des archives qui évolue
Au-delà de ses missions de conservation, le service des archives s’inscrit dans une démarche de modernisation et d’optimisation de la gestion documentaire.
La numérisation progressive des dossiers et la réorganisation des espaces permettent d’adapter les pratiques aux nouveaux usages, tout en garantissant la sécurité, la traçabilité et la bonne conservation des informations.
Une démarche plus écoresponsable
Le service travaille également à optimiser les espaces de stockage au sein de l’établissement afin de mettre progressivement fin au recours au stockage extérieur.
Cette organisation permet de limiter les déplacements liés au transport des archives et les coûts associés, tout en utilisant au mieux les espaces disponibles au Centre Hospitalier.
Le tri régulier des documents, réalisé dans le strict respect des durées légales de conservation, participe également à cette démarche. En 2025, ce travail a notamment permis l’élimination réglementaire de 750 conteneurs d’archives.
Une évolution qui associe ainsi respect de la réglementation, optimisation des ressources et réduction de l’impact environnemental.
Le saviez-vous ?
Une archive n’est pas uniquement un ancien dossier papier. Documents administratifs, dossiers médicaux, photographies ou données numériques peuvent constituer des archives dès lors qu’ils sont produits ou reçus dans le cadre de l’activité de l’établissement.
Leur conservation et leur élimination répondent à des règles précises. Le service des archives veille ainsi à préserver les documents qui doivent l’être et accompagne les professionnels dans une gestion conforme à la réglementation.
Merci aux professionnels du service des archives pour leur travail quotidien, leur rigueur et leur contribution essentielle au bon fonctionnement de l’établissement.